Hoe ziet een goed leven voor de cliënt eruit? Wat willen de cliënt en zijn of haar verwant(en)? Wat betekent gezondheid en veiligheid voor de cliënt? En hoe kan de zorg hiernaar worden ingericht? Dit staat allemaal beschreven in het persoonlijk plan.
Het persoonlijk plan wordt opgesteld, en bijgehouden door middel van cyclisch werken. Dat betekent dat het plan minstens één keer per jaar met de cliënt en/of verwant wordt besproken, waarna er eventueel nieuwe afspraken en doelen worden gesteld. Deze worden ingevoerd in het elektronisch cliëntdossier (tot september 2022 PlanCare, daarna ONS).
Ons doel was dat aan het einde van 2022 minimaal 95% van alle plannen actueel en besproken is met de cliënt en/of verwant. Ook wilden we dat steeds meer teams cyclisch zouden gaan werken.
Gedaan
Voor 78% van de cliënten was eind 2022 een persoonlijk plan aanwezig in ONS. Bij de WLZ-cliënten is dit percentage met 88% iets hoger. Door de migratie staat een deel van deze plannen nog op concept. Beide percentages zijn lager dan voorgaande jaren. Hier zijn een aantal verklaringen voor die samenhangen met de overstap naar het nieuwe elektronisch cliëntdossier:
- Het overzetten van de gegevens van PlanCare naar ONS was tijdrovend. Niet alle teams zijn hier al volledig aan toegekomen.
- Opgeslagen bestanden zijn een tijd niet toegankelijk geweest voor teams. Daardoor heeft het invoeren van de plannen in het nieuwe systeem vertraging opgelopen. Dit was vooral bij veel ambulante teams een probleem.
- We zijn overgegaan op een nieuwe manier van werken, met online applicaties. De inrichting van deze werkplek kende een aantal kinderziektes, zoals formulieren die online niet bruikbaar bleken.
- Medewerkers moesten leren werken met het nieuwe systeem, zowel ONS als het online werken in Office 365. Zo zijn veel plannen in ONS als conceptplan opgeslagen, en niet als actueel plan.
- Niet alle medewerkers bleken al even digivaardig, waardoor extra ondersteuning nodig is.
Geleerd
Het afgelopen jaar hebben we geleerd dat ONS medewerkers beter bevalt dan PlanCare. Medewerkers vinden het een toegankelijker systeem, dat makkelijk en duidelijk is in het gebruik.
Wél hebben we ervaren dat het tijd kost om helemaal over te gaan naar een nieuw systeem. Ook hebben we gemerkt dat goed leren werken met het systeem een randvoorwaarde is voor het behalen van onze doelen.
Daarnaast hebben we geleerd dat managers, gedragsdeskundigen en teams inzicht nodig hebben in de stand van zaken rondom de persoonlijk plannen. Zo kunnen zij de plancyclus goed blijven doorlopen en hierin bijsturen.
Gepland
We brengen nu in kaart waar de persoonlijk plannen niet op actueel staan en hoe dat komt. We benaderen die locaties en bieden ondersteuning waar nodig. Zo hopen we de vertraging door de overgang naar ONS recht te trekken.
Daarnaast is de persoonlijk plancyclus ook één van onze focuspunten voor 2023 rondom de kwaliteit van zorg. Ons doel daarbij is dat eind 2023 98% van de cliëntplannen op actueel staat en dus op tijd is besproken.
De actuele stand van zaken inzichtelijk maken op verschillende organisatieniveaus is onderdeel van het project stuurinformatie, dat in 2023 wordt vormgegeven. Zo krijgen managers, gedragsdeskundigen en teams meer inzicht in de actuele stand van zaken en kunnen zij beter (bij)sturen.