“Ze denken dat wij direct uitbetalen, zo werkt het niet!’’

Een nieuw blog over het traject 'Dialoog Over Kwaliteit' (DOK). Tekst: Marjon van Dalen.

Xiomara Wawoe (47) werkt al 10 jaar met plezier bij de afdeling financiële administratie van Amerpoort. Ze heeft gemerkt dat collega’s van andere afdelingen niet altijd snappen wat er bij financiën gebeurt. “Amerpoort-collega’s denken dat wanneer ze iets naar ons sturen, ze direct de volgende dag uitbetaald krijgen. Zo werkt het niet!’’

Met welke motivatie ben je ingestapt bij DOK?

“Ik was meteen gemotiveerd om mee te doen met het Dialoog-over-kwaliteit traject, want ik loop soms aan tegen onbegrip. Ik besteed de helft van mijn werkweek aan algemene administratie en de andere helft aan crediteurenadministratie. Vanuit mijn functie merk ik dat er soms onbegrip is bij collega’s over onze manier van werken. Het gebeurt zo vaak dat ik een factuur krijg, en dan direct de volgende dag al een e-mail er achteraan met de vraag of het geld al is uitbetaald. Eerst moeten de juiste mensen goedkeuring geven, daarna kunnen we pas uitbetalen. Dat leg ik gewoon uit hoor, dan stuur ik gewoon een mailtje terug. Bij DOK heb ik ook verteld hoe wij dit regelen. Ik heb gemerkt dat daardoor meer begrip is ontstaan. Sommige mensen hadden slechte gedachten over ons, maar dat kwam doordat ze onze werkprocessen gewoon niet begrepen’’.

Wat is je eigen rol?

“Ik ben betrokken bij een verbetertraject voor de basiswerkprocessen. Als een afdeling bijvoorbeeld een tafel bestelt, moet de manager goedkeuring geven voordat er uitbetaald wordt.  Maar die weet vaak niet eens of die tafel wel goed geleverd is, die staat veel te ver van de werkvloer af. Hoe kan hij nou weten of die tafel goed is? Mijn eigen idee is dat er nog iemand tussen moet die directer betrokken is bij die tafel. Als die persoon zijn goedkeuring geeft, dan weet je  zeker dat de betaling goed is. Dit is mijn idee hoor, maar dit soort dingen gaan we nu uitzoeken. Ik hoop dat we dit kwartaal met een goed verbeterplan kunnen komen’’.

Welke andere knelpunten kwamen aan de orde?

“Het centrale inkoopsysteem voor witgoed, kantoorartikelen en andere  spullen hebben we uitgebreid besproken tijdens onze DOK-sessies. Sommige afdelingen gaan veel te veel hun eigen gang en bestellen zelf. Even googelen en dan denken zij dat ze bepaalde spullen goedkoper kunnen aanschaffen. Maar ze weten bijvoorbeeld niet dat wij een centrale deal hebben over onderhoudscontracten met witgoedleveranciers. Door DOK is dat nu wel duidelijker geworden, denk ik. Uit de reacties van collega’s heb ik ook gemerkt dat ons inkoopsysteem niet klantvriendelijk genoeg is. Je moet te veel handelingen doen. Mensen willen net zoiets als Bol.com, gewoon simpel. Daar hebben we naar geluisterd hoor! De afdeling inkoop gaat nu kijken of ze de centrale inkoop makkelijker kunnen maken.

Ook willen we alle processen rondom facturen en  kassen makkelijker gaan maken. Het liefst willen we alles digitaal. We gaan kijken. We hebben ook gemerkt dat mensen van Amerpoort niet precies weten bij wie ze moeten aankloppen als ze een financiële vraag hebben. Daar willen wij als afdeling duidelijker over gaan communiceren op intranet. Het moet helder worden bij welke persoon je terecht kan als je een vraag hebt, die uitdaging ligt bij ons. Dat is nu verwarrend.

En tot slot nog de computerproblemen! Daar heeft iedereen bij Amerpoort last van, wij ook bij de financiële administratie. Hier komt ook een verbetertraject voor’’.

Verwacht je dat er veel gaat veranderen als gevolg van Dialoog over kwaliteit?

“We hadden in totaal 5 DOK-bijeenkomsten, de laatste was half januari. Daar zijn 3 verbetertrajecten uit gekomen. We zitten nu met de jaarafsluitingen, maar ik hoop zeker dat het lukt om die het eerste kwartaal af te ronden. Voor mij is de belangrijkste les dat ik nu beter begrijp hoe zij denken, en hopelijk is er ook meer begrip voor de werkwijze van onze afdeling ontstaan’’.

Als je terugkijkt, was het de moeite waard om je energie hieraan te geven?

“Ik vond het de moeite waard. Ik heb gehoord hoe anderen denken. Zij praten over hun geld, want het is hun budget. Ik zie het als ons geld, het is van Amerpoort. Ik ben er positief over, en ik verwacht dat wanneer we dingen gaan uitwerken er een middenweg voor verbetering uit gaat komen. We hoeven het niet moeilijker te maken, we gaan het makkelijker maken, ik hoop dat dat lukt’’.

Tekst: Marjon van Dalen.

Wij helpen u graag!

Meer weten over onze diensten of informatie over beschikbare plaatsen? Direct aanmelden? Onze medewerkers staan klaar voor alle (aanstaande) cliënten, hun verwanten en vertegenwoordigers.

Contact & Route