"Wie wil dit op zich nemen?"

Sonja Heijkamp blogt over de toepassing van digitale technieken in de zorg. Met veel praktische tips. Deze keer: de 'to-do lijst'.

"Wat moet er veel en wat zijn we druk!" Dat is het meest gehoorde argument om iets niet aan te pakken.

Er moet al zoveel op een werkdag. Naast de dagelijkse routine lopen er binnen een team nog veel meer processen. Alle externen waar je mee te maken hebt, een extra feest, migratie PlanCare (ons elektronisch cliënten dossier), trainingen, overleggen en taakhouderschappen.

In de vergadering komen tientallen vragen voorbij die een beroep doen op jou. Hoeveel vergaderingen heb je niet bijgewoond waarbij de vraag kwam: ”wie wil dit regelen?" Op sommige vragen zeggen we vanwege gebrek aan tijd nu ‘nee’. We weten hoe lastig het is om het ook echt waar te maken.

De spagaat tussen wat er moet, wat je wilt en wat je het liefste zou doen is al jaren hetzelfde. We zijn niet in de zorg gaan werken om van alles te doen dat niets te maken heeft met zorgen voor de ander. En toch moeten er zaken opgepakt worden en heeft ieder teamlid naast de dagelijkse zorg vaak een extra taak of klus. 

TO DO lijstje

Die extra klusjes schrijven we overal en nergens op: los briefje, krijtbord, briefje op de deur, binnenkant postvakje of zo’n notitieblaadje op je startscherm. Zo’n to-do lijstje is lekker inzichtelijk voor jezelf, maar niet voor anderen. Bij ziekte of vrije dagen loop je dus de kans dat zaken van de to-do lijstjes blijven liggen. Bij taken die echt dagelijks aandacht vragen kan dit heel vervelend zijn voor het proces. 

Het afronden van je to-do lijstje kan dus soms een lastig klusje zijn. Als je naar de werkelijke reden kijkt zijn er vaak maar een paar echte oorzaken: je bent te lief, je wilt te veel, je kunt geen nee zeggen, je wilt het graag goed doen, beter doen, of je hebt teveel taken op je bordje liggen die je ongemerkt toch steeds weer naar je toe trekt. Geeft helemaal niets, je redding is nabij!

Samenwerken

Hoe handig is het, als  je samen werkt aan een opdracht, dat je dit ook samen online kunt doen. Dat je inzichtelijk kunt maken waar zaken staan in een proces, of kleine klusjes afgerond zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is. Ook handig als je langer afwezig bent: een ander het zo kan overnemen van je. Dat scheelt frustratie, maar bovenal dus ook tijd! Amerpoort en Reinaerde maken  gebruik van Office365; met dit pakket kun je heel makkelijk online samenwerken. Maar er is nog veel meer..

Consultatieteam

Vorige week kwam er bij het consultatieteam Cliënt, Internet en Sociale Media een vraag binnen over het plannen en organiseren van je werk op de PC: “Hoe zorgen we voor een goede samenwerking tussen cliënten op onze dagbesteding en hoe zorgen we dat we voldoende pauzes nemen?"  We zijn op onderzoek uitgegaan en hebben de volgende tips op een rijtje gezet om online te kunnen samenwerken en te zorgen voor voldoende pauze.
 

  • Amerpoort en Reinaerde werken met Office365. Deze software kun je daar aan koppelen:  Trello en Wunderlist.
     
  • Het ultieme overzicht om je werk te plannen en te organiseren: een enorme lijst aan tools om je daarbij te helpen vind je op lifehacking.nl.
     
  • De Pomodoro 'tijd benuttings techniek'.

 
Wat kan je nog meer doen om je te focussen op je werk en op tijd weer te stoppen?
 

  • Vliegtuigstand op je mobiel! 
  • Pomodoro Apps (zijn er verschillende)  
  • Mattie App
  • Forest: concentreer je zonder iPhone en plant een bos  
  • Moment: bekijk welke apps je echt veel gebruikt
  • Workrave zorgt ervoor dat je voldoende pauzes neemt tijdens het werk (of hobby natuurlijk) en biedt ook voorbeeldoefeningen om spieren te ontspannen.  
  • Workpace maakt pauze-rekoefeningen mobiel beschikbaar.
  • Drukke mensen en effectieve teams krijgen taken en projecten gedaan dankzij het Nozbe systeem.
  • Miljoenen mensen vertrouwen op Todoist om dingen gedaan te krijgen.   

Mediawijsheid?   

Gebruik bij voorkeur de software die al aangeboden wordt door Amerpoort. Wil je toch wat anders gebruiken? Let er dan op dat alles wat je gratis krijgt geniet van jouw data! Dus wees extra alert  op het gebruiken van persoonlijke gegevens. Laten jullie weten welke gereedschappen jullie gebruiken?

 

Over de auteur

Sonja Heijkamp is projectcoördinator Expertisecentrum Consultatieteam Client, Internet en Sociale Media (CIS) en trainer ‘Cliënten en Internet’. Foto boven: iStock. Vragen of reacties? cis@amerpoort.nl.

 

Wij helpen u graag!

Meer weten over onze diensten of informatie over beschikbare plaatsen? Direct aanmelden? Onze medewerkers staan klaar voor alle (aanstaande) cliënten, hun verwanten en vertegenwoordigers.

Contact & Route