De Financiële Administratie van Amerpoort is voltallig in het traject Dialoog over kwaliteit gestapt. Manager Gerrit Koelewijn: ”De medewerkers van de afdeling gaven aan hier direct mee te willen starten. Bij voorkeur nog voor de zomervakantie”. En zo geschiedde.
Op het moment dat Gerrit dit vertelt, zijn er inmiddels drie Dialoog-over-kwaliteit-bijeenkomsten achter de rug. ”We gaan op een nieuwe manier in gesprek met collega’s van andere afdelingen, waardoor we elkaar over en weer beter begrijpen. Hier gaan wezenlijke verbeteringen uitrollen voor Amerpoort, dat verwacht ik zeker.”
Welke knelpunten kwamen er aan de orde?
Gerrit hoeft niet lang na te denken en steekt meteen van wal. De taakvolwassen teams blijken op zijn afdeling een bijzondere bijsmaak te hebben. ”Amerpoort-teams gedragen zich steeds meer ‘taakvolwassen’. Dat uit zich er onder meer in dat wij als financiële administratie signaleren dat steeds meer afdelingen zelfstandig gaan rondbellen om hun eigen bestellingen te doen. We zien een toename van eenmalige bestellingen bij nieuwe leveranciers. We hebben ongeveer 7000 unieke crediteuren, waarvan er slechts 800 actief zijn, dat wil zeggen bij wie regelmatig besteld wordt. Dat werkt zeer verstorend en vertragend op onze financiële werkprocessen.
Wij hebben wel een oplossing voor deze bestellingen, namelijk Amershop, maar dat wordt nog niet breed omarmd. Ik zie en voel de spanning hierover op onze afdeling. De werkzaamheden op onze afdeling nemen toe terwijl wij ook een bezuinigingstaak hebben.” Dit is een van de punten die Koelewijn met zijn afdeling heeft ingebracht in de dialoog-gesprekken.
Hoe heb je het traject tot nog toe ervaren?
”Heel positief. In onze kernteambijeenkomsten is een goede dynamiek ontstaan, er worden concrete acties ondernomen. Iedereen brengt bijvoorbeeld in kaart of er op zijn eigen afdeling verspilling is. Heel nuttig’’. Naast medewerkers van de Financiële Administratie zijn er ook begeleiders en managers vanuit de zorg betrokken in de dialoog.
Koelewijn ervaart dat de onderlinge uitwisseling tot beter begrip over en weer van elkaars werkwijze leidt.” Ik merk keer op keer dat mensen niet goed weten wat een financiële administratie eigenlijk doet. Een van onze eigen afdelingsdoelen is dat we dat beter bekend willen maken. We doen veel meer dan alleen maar het uitbetalen van facturen. Dialoog over Kwaliteit moet leiden tot een beter inzicht in wat teams van ons mogen verwachten als ondersteunende dienst. Anderzijds verwachten wij begrip dat bepaalde processen zijn ingericht op basis van efficiency en expertise.”
Een positief bij-effect dat Koelewijn ervaart van dit traject is dat er ook in de persoonlijke sfeer een andere interactie ontstaat. ”Nu zijn er regelmatig directe contacten over een specifiek onderwerp, bijvoorbeeld overleg met een financieel taakhouder over de kas. Ik merk dat er een bredere dialoog op gang komt over afdelingsgrenzen heen. Hierdoor ontstaat meer begrip en aannames of misverstanden worden weggenomen. De reflectie binnen Dialoog over Kwaliteit heeft geholpen om even uit de normale werkroutine te stappen en andere gesprekken te voeren”.
Wat zijn je verwachtingen over de uitkomst? Gaat er veel veranderen als gevolg van Dialoog over Kwaliteit?
"Eind september hebben we onze slotbijeenkomst. Ik verwacht we op drie punten een verbetertraject gaan inzetten. Je kunt niet alles in één keer doen, maar we komen dan met een plan van aanpak".
Wat zijn de belangrijkste verbeterthema’s in jullie plan van aanpak?
Twee ervan kan Koelewijn nu al met zekerheid benoemen: ,,Beter gebruik van Amershop is een belangrijk thema. 80% van alle producten die binnen Amerpoort aangeschaft worden, zijn via Amershop aan te schaffen en alle onderliggende administratieve processen zijn hierin gestroomlijnd. Daar wordt nog te weinig gebruik van gemaakt. In de dialooggesprekken krijgen we ook feedback waarom dat zo is. Dat is verhelderend’’. Een tweede thema is de snelheid van ICT-middelen en van individuele werkstations, verwacht Koelewijn. Tot slot wil hij nog kwijt dat het traject Dialoog over Kwaliteit een investering is die ook nieuwe energie oplevert!