Het is maandagochtend en ik open vol goede moed mijn e-mail programma op het werk. Zodra ik het aantal e-mailtjes zie zakt de moed me in de schoenen… 58 onbeantwoorde mailtjes in twee dagen !?
Ik hoor een knak in mijn hoofd, en de pareltjes zweet druipen van mijn voorhoofd. Mijn maag draait vrolijk een rondje om zijn as, en mijn ogen blijven angstig naar het aantal kijken. Wat is hier misgegaan van het weekend. Is er crisis, heb ik ergens een enorme blunder begaan?
Gelukkig zie ik na een aantal seconden dat het enorm veel dezelfde mailtjes zijn die verstuurd zijn. Mijn hersenpan ontspant en mijn vingers beginnen aandachtig op de muis te klikken om alle 'Reply All' mailtjes te verwijderen. Na 34 mailtjes weg klikken is mijn mailbox weer geslonken naar een overzichtelijke 24 mailtjes. Pfff ik kan weer ademhalen.
Huh !?!
Maar dan dringt het pas tot me door!? Klopt het nu dat er één medewerker een mail per ongeluk naar de hele instelling gestuurd heeft? Ok, dat is niet handig gedaan, maar wat me meer zorgen baart is dat er vervolgens 33 ‘heldere geesten’ weer een Reply all sturen naar de hele instelling met het verzoek om niet naar iedereen te mailen?
Het is alsof je in een stilte ruimte zit waarbij één persoon praat, en er vervolgens 33 mensen in diezelfde ruimte hardop gaat zeggen dat je niet mag praten!?Misschien zie ik de wereld op zijn kop, maar hier gaat toch iets mis of niet?
Trend
Het valt met al een aantal jaren op dat e-mail de nieuwe vergaarbak geworden is van uitgestelde acties, toetsende aannames, en rotzooi over de muur gooien om elkaar zoveel mogelijk van het echte werk af te houden. Ga maar na, hoeveel e-mailtjes per dag voegen werkelijk waarde toe aan datgene je wil bereiken? Hoeveel uur per dag ben je bezig met het beantwoorden en versturen van e-mail ten opzichte van werk doen wat werkelijk waarde toevoegt? Het is bij het ontstaan ingezet als handig communicatiemiddel, maar ik denk dat ik voor velen spreek dat het meer een werkwoord is geworden waar mensen grote delen van de werkdag mee vullen.
Schuldig
Ik betrap me er zelf ook regelmatig op dat ik net een productief gesprek heb gehad waarbij we afspraken hebben gemaakt, en ik vervolgens dit allemaal nogmaals op papier zet en vrolijk terug mail. Is mijn lange termijn geheugen verdwenen of vertrouw ik die ander niet dat hij zijn afspraken nakomt?
Ook gebeurt het me dat ik de e-mail als een virtuele wachtkamer gebruik, waarbij het de sport is om zo snel mogelijk dingen in mijn hoofd op de mail bij een ander zet, zodat ik er weer af ben die dag. Tot mijn grote verbazing krijg ik soms mailtjes van mensen die tien meter van me af zitten? Hoezo is 10 meter lopen en met elkaar praten vervelender geworden dan achter je computer kwijlen op een nieuwe mail met punten die je ook gelijk had kunnen vragen?
Er is hoop!
Gelukkig heb ik Kevin Weijers leren kennen die in 2013 een spannend experiment gedaan heeft rondom e-mailen. Hij worstelde ook met dit thema en is toen gaan experimenteren wat er gebeurde als hij de e-mailtjes nog sneller ging beantwoorden. Je raadt het al; de e-mailtjes werden niet minder, maar vermeerderen en kwamen twee keer zo snel weer terug.
Kortom hoe harder je e-mailt, des te meer werk je voor jezelf creëert. Hij heeft zich daarom een week lang voorgenomen om nog maar één keer zijn e-mail te bekijken, en maximaal drie e-mailtjes te versturen per dag. Hij was overtuigd namelijk dat samenwerken via email vaak meer tijd kost dan het oplevert, stress veroorzaakt, onpersoonlijk en helemaal niet leuk is. Inmiddels is hij al meer dan twee jaar gestopt met e-mailen en houdt hij presentaties aan allerlei bedrijven over zijn experiment, en welke meerwaarde dit oplevert. (lees zijn blog).
Conclusie?
Ik geloof erin dat ik meer waarde kan toevoegen als ik minder met e-mail bezig ben. Tevens denk ik dat het mijn werk beter, efficiënter en vooral leuker maakt!
Daarom ga ik me bezinnen op hoe ik met email wil omgaan, en via welke andere manieren ik beter, effectiever en vooral leuker kan samenwerken met mensen?
Doe jij ook mee?
Over de auteur
Jethro Hardeman is projectleider E-Health